联想人力资源信息化管理实践
发布时间：2020-01-17 信息来源：智享会 浏览次数：
卢宁 | 全球人力资源系统支持与运营高级经理 | 联想
人力资源信息化的背景
人力资源信息化是以支持HR
战略为目的的，而HR 战略承接了企业的战略。联想集团是一家注重创新的科技公司，在国际化发展的过程中，联想完成了多次并购。在2005
年，联想收购了IBMPC 端业务，在往国际化发展的道路上跨越了一大步。在进行大量海外并购业务的同时，联想集团对人力管理也有了更高的要求。
联想的业务在全球范围内分布，在不同的国家，对于人员管理的流程千差万别。当时，联想管理层决定，推动和实现系统与平台标准化。而原来的系统无法满足联想集团人力资源管理的新需求，于是联想海外首先使用Workday 作为人力资源信息管理主系统。
企业战略对HR 系统的要求：
联想中国也在2014 年用Workday 系统，并横向将管理统一，即用同一套业务管理规则管理不同国家的人力资源业务。从这个时候起， Workday 成为联想进行全球人力资源管理的核心系统。
选用云系统的原因
联想集团决定使用Workday 作为人力资源信息化管理的主数据库系统，其实是一个艰难的抉择，因为这对中国用户在管理和技术上都充满了挑战。做出这个决定主要的原因：
满足全球标准化需求
在2011 年，联想集团的管理层达成共识，全球使用一套HR 主系统，推动系统与平台标准化。
合规性的需求
欧盟国家对于人员基本信息存储有法律要求，规定企业不能将员工的个人数据信息存放在法律允许以外的国家。这一问题，拓展全球化业务的企业无法避免，联想选择了数据中心位于欧盟的Workday 云平台，这能较好地规避这一法律问题。
快速实施的需求
企业拓展全球化业务后，一般会考虑架设服务器来搭建全球HR
系统，但架设服务器、搭建系统的时间长，管理成本很高。联想集团希望在海外完成并购业务后，能快速地将员工信息数据存入系统，购买Workday
的服务能够较好的满足联想这一需求，一方面， Workday
的实施周期相对较短，另一方面，它内置了不同国家的法律政策，能够减少联想员工对于其他国家法律政策梳理的工作量。
使用云的苦与乐
联想选择云平台Workday
作为跨全球、横向贯穿业务的管理平台，能够与共享服务中心的工作进行有效配合与支持，使共享服务中心更好地运作。同时，Workday
平台定期优化服务内容，较好地提升了用户体验。但作为国内首批将云系统作为人力资源主数据系统的企业，联想也遇到了不少问题与挑战。
访问速度
一般大型的云系统，
数据中心建立在国外， 由于ChinaGreatFirewall 限制，从中国访问国外系统的速度较慢且丢包率严重。联想系统用户使用Workday
初期，首次登陆系统的时间有时候会超过一分钟，用户体验很不理想。因此，在加快访问速度上， 联想做了很多尝试。使用workday
的优化网络速度方案，把一些比较大的文件和内容（除员工数据信息）放到中国服务器上，通过这种方式，登录时间缩短到20
秒。技术层面，联想的网络部门提供了一个联想自主产权的网络优化的产品“CloudWAN”。该方案可以自动找出海外的云系统和联想使用端（内网）之间最短的线路，通过一些算法实现网络链路性能的最佳优化，并保证数据在传送过程中，
不会由于距离太远或者中国防火长城的缘故引起数据丢包现象。采用这个解决方案后，Workday 在中国的首页加载速度控制在6s 内，
用户对于这个速度基本满意。
数据安全
在选择云解决方案时，联想努力追求安全性和便捷性之间的平衡。联想非常关注数据安全问题，内部团队造访国家信息安全局，就使用海外云服务的相关事宜进行沟通，确保这一做法也符合中国法规要求。同时内部IT
团队就系统的安全性进行评估，确保方案同时满足联想数据安全的标准。
定制化程度
SaaS
系统会不断推出新产品，升级成本很低，能够满足企业大部分需求。但基于企业特质，一些相对特殊的需求，它很难满足。联想在确定购买云服务前，和Workday
供应商深入沟通，了解系统本身支持哪些功能，这些功能能否满足联想对于HR 系统的大部分需求。另外，Workday
针对产品如何更新会有投票机制，用户可以对自己的一些需求进行发布，全球的用户会对不同需求进行投票，投票到一定规模，就会列入Workday
的开发计划，进行产品升级。不过这种以服务模式升级来实现企业个性化需求的速度相对于直接定制开发的模式还是慢很多，企业的某个需求，可能会在未来的某个版本才可能生效，这一点是需要SaaS
用户去逐步适应的。当然，通过有效渠道， 持续和厂商进行产品的反馈与沟通也是一种行之有效的方法。比如联想在使用中，觉得Workday
的翻译满足不了联想用户的需求。联想的HRIS 团队联合业务团队向Workday
的高层进行持续问题反馈，通过一系列会议反馈产品意见，解释不正确的翻译对中国用户可能带来的影响，逐步达到了我们所期待的翻译的修改。
人力资源信息化现状
系统现状
联想希望通过HR
系统实现“人才全生命周期管理”，并能给企业人力资源管理带来战略支持。目前，联想集团使用Workday
云服务平台进行全球所有员工基础信息管理。由于SaaS 模式不能完全满足人力资源本土化管理的需求，联想搭建的e-HR
平台为“混合云的人力资源信息化平台”，就是在标准的Workday 云服务平台基础上，开发职能系统。Workday
主要用于支持人员信息管理以及搭建联想全球的HR
组织架构，而自主开发的系统主要满足其他功能需求。在系统建设层面，目前联想正处在第三阶段――提升阶段，重点提升系统平台、数据质量和服务体验。
除员工基础信息管理外，联想基于Workday 云平台实现了入职管理、薪酬管理、目标与绩效管理等。另外，联想正在考虑是否使用Workday 的人才管理和继任者计划这两项服务。下图是联想使用Workday 云服务的蓝图。
Workday
作为主数据库系统，与前端的招聘系统PeopleFluent 相连。通过PeopleFluent
在前端发布招聘信息、收集简历、进行候选人谈判等。当候选人接受offer 后，招聘系统中的人员信息会进入Workday
主数据库系统，实现横向打通。共享服务中心的相关人员就会根据候选人实际入职情况，在系统中进行人员信息管理。确认候选人入职之后，会为员工开设账号和权限。另外，Workday
中的人员数据信息会提供给OA 系统，薪资发放系统、考勤系统、差旅系统、价值激励系统等。
系统应用现状
在使用Workday
进行员工绩效管理时，所有员工在年初为自己制定本年度目标，在和上级确认目标后，输入Workday
系统，考核便立即发起。期间，经理会在线下就KPI 的达成情况与员工进行沟通， 到年底，经理会根据员工KPI
达成情况在系统上打分，写评价。系统上的考核结果会影响员工的绩效奖金。
进行员工调薪操作时，联想集团会基于公司的业绩以及团队的业绩，给不同的业务团队负责人一个薪资调整预算包，预算包会分解到团队成员。经理结合团队不同成员的绩效情况、所处级别等分配奖金或者进行调薪，该过程通过Workday
系统完成操作。系统会将调整结果传递给二级经理和相应的人力资源负责人，由他们进行相应的审批，审批通过后，结果会流转到薪资管理的人员那里，由他们进行实际的发放。这样，调薪流程就在系统中生效了。
在薪资、社保、税收的计算发放上，联想集团管理层结合多种因素考虑后，对中国区域和海外区域的员工采用不一样的发放方式。
联想中国：出于成本考虑，将Workday 中的数据信息同步到本地部署模式的SAPHCM 中，由内部人员使用SAP 产品进行计算和发放。
联想国际：将workday 中人员变更的信息以及其他相应数据提供给第三方服务商，借助他们进行不同国家的薪资计算发放。
信息系统建设的重点及相关建议
联想在信息化建设时，会重点考虑系统是否符合集团业务发展需求、流程是否标准、用户体验是否不断提高、信息数据是否有效运用。
结合业务需求选择信息系统
联想在选择人力资源信息系统时，重点考虑系统是否满足管理全球范围内不断增长员工的信息以及人员跨地域管理的需求。建议其他企业在搭建人力资源信息系统前，根据组织发展方向及业务重点深刻理解企业发展战略，根据企业发展战略制定HR 战略，然后搭建e-HR 系统。
流程梳理与统一
在搭建系统前，每个企业都会对需要上线的业务进行流程梳理。联想在上Workday
系统前，对全球77 条人力资源管理流程进行统一。将不同业务流程进行模块分类，为其制定标准的流程，尽量在全球范围内实现关键业务流程统一。77
条流程涵盖员工自助服务、员工合同的签订、绩效流程、薪酬管理流程等。对于特殊流程或很难进行统一的部分，会选择保留差异。比如由于各国政策法律不同，薪资计算和发放方式、考勤无法实现标准化。
在Workday
中进行流程配置相对简单，联想对业务人员进行简单培训之后，流程基本可由业务人员定义，这能较好地满足业务需求。联想在设计流程时，如设计员工入职流程时，会考虑流程由谁发起，
由谁进行审批，谁来确定该员工的薪资，谁来制定该员工的成本归属，
谁来确定发起的行为是否合规。在流程上线前，首先会定义人员角色以及角色相应的权限，仔细检查相应的审批是否有效以及审批人员是否能尽到相应的责任。联想会以这样的方式对每个流程进行准确的定义。建议在流程梳理时，先按业务模块分类，确定不同的流程对应的审批人员是谁，思考怎样能使流程生效，怎样能完成跨系统、跨国家的调动。
不断提升用户体验
联想不仅通过减少审批层级和统一特例情况对流程进行优化，
确保流程设计合理，使系统与业务更加紧密，通过系统信息快速反应出业务的变化。同时，还通过技术产品提高用户体验，在技术上不断创新，整合应用程序，开发移动产品。互联网强调多入口，联想提供移动化的服务后，努力寻找更好的应用、设计、流程和引导，提高用户体验。联想用户能在手机端上使用在PC
端实现的所有功能，主要通过不同认证级别保证信息安全。比如员工在联想内网进入Workday
平台，可以直接单点登录；若连接外网使用，就需输入用户名和密码， 有些安全级别较高的信息需要通过验证码才能获取。
建议在整个e-HR 建设中不断思考：是否选择了合适的、人性化的工具，流程是否做到由繁至简，数据质量是否不断在提升。
提高信息数据质量，有效应用数据
联想在数据的治理与应用上不断地进行探索，重点进行人员和组织信息管理，不断提高信息准确度，满足信息管理的基本要求。
数据质量：保证数据质量的关键在于建立完善的HR
制度、搭建合适的人力资源信息平台、拥有有效的数据梳理体系、建立相应数据治理流程、相关数据管理人员明确自己的职责。联想一般从输入端去检查数据质量。比如了解员工自助服务中数据信息的质量，联想会去分析在员工输入层面的出错率，在系统导入层面的出错率，找出数据出错的根源，然后对数据进行修改。
数据应用：联想将不同业务模块完全打通，数据分析时与业务场景结合，不断把业务数据和HR
数据整合，寻找能给业务发展提供支持的数据。如将人力资源数据和财务数据整合，通过分析人员成本、管理成本、人员产出等数据，了解一个项目需要几个人能够满足需求，给业务团队一个准确定位，明确当前人员情况与需求之间存在的差异。
建议在做数据分析前，首先保证数据信息的准确性，再明确业务的分析需求，进行有效的分析。
写在最后的话：HR
信息系统的建设不是一蹴而就的，HR 系统本身的优劣并不是影响信息化实施与建设的关键，对一些小的公司，甚至EXCEL
都可以作为一个小型的人力资源系统支持业务。更好的理解业务，对业务的发展和系统的发展做出前瞻性的判断，将HR 业务与系统的DNA
相结合，将业务流程和管理、系统流程与管理结合，通过系统的整体规划和提升去建议和促进HR 业务发展，这样HRIS
才能最大限度的发挥自身优势和实现自我价值。
