万达集团：借助电子签做好员工的远程人事服务

张广聪|人力资源管理中心综合部副总经理|万达集团

企业背景

万达集团创立于1988 年，经过30 年发展，已成为以现代服务业为主的大型跨国企业集团。万达是世界领先的不动产企业、世界领先的影视企业、世界领先的体育企业、世界领先的儿童产业企业。万达广场、万达影城、万达酒店、万达文化旅游城、万达宝贝王成为中国知名品牌。

电子签上线背景

万达作为一家全国性的大型集团，希望将绝大部分涉及人力资源的服务均以线上、远程的形式完成。其中，入职、离职所涉及到的合同、协议的签署，便是一个重要的人力资源场景，因此上线电子签成为了“必经之路”。

万达于2019 年底开始着手考虑电子签的应用，并于2020 年初正式上线。疫情对于电子签的推广和落地起到了较大的促进作用。

疫情对于电子签上线带来的影响

原本企业HR 对于电子签的使用、功能仍较为陌生，需要一段时间来适应，而面对突如其来的疫情，企业需要快速实现复工复产，在这样的背景下，万达快速完成了对电子签从认识、接受到灵活使用。HR 在使用电子签的过程中，也真切体验到了电子签所带来的便利与效率提升。对于公司而言，电子签的应用可以减少快递成本、提高企业人事效率、方便合同的保存与查找；对于员工而言，使用电子签可以简化入职手续、避免多次签字、随时可调阅查询等。上线电子签是企业和员工的“双赢”之举，而疫情让大家更快地意识到了这一点。

供应商选型考量点

•  能否搭建人力资源部门全模块、企业全业务链的电子签平台；
• 在本地化部署的过程中，确保数据的安全性。

在综合考量后，万达集团最终选择了数字认证进行合作。相比较而言，此家供应商拥有经验丰富的咨询和服务团队，有众多大型企业成功的电子签实践案例可参考。

前期内部推广与宣传

为使电子签在企业内更好地被接受，万达在上线前采取了多种推广与宣传的措施：

l   万达旗下有多条业务线，其流程、需求均有一定的差异性。为了使电子签能更好地满足各个业态的需求，人力资源部门在前期通过调研的方式广泛收集多方需求，从而确定最终的用户使用界面、流程；

•  邀请各业态同事共同参与，从上至下推动其落地应用；

•  组织专题培训、讨论会，过程中邀约供应商相关人员进行专业讲解与培训；

•  邀约员工共同参与测试环节，测试内容包括界面友好度、面部识别流畅度等，从而为体验的优化提供依据；

•  组建专题微信群，并且让各个业务部门负责人参与进来，有任何问题可以及时在群里进行反馈，这也有助于人力资源部门在未来不断地迭代优化。

电子签应用场景

目前，万达更多的是在人员的入职、离职场景中应用了电子签。但电子签的可能性远不止于此，除人力资源领域外，万达在疫情期间也发现电子签可以用于签署个人健康声明等防疫相关文件，这是电子签在万达全新的应用与尝试。

另外，万达未来也希望可以将电子签进一步应用至各业态，在全集团层面进行推广。

现存挑战与问题

• 目前电子签的技术虽然较为成熟，但不同地方城市的认可度仍会存在差异化，在办理相关事宜时部分政府部门对于电子签接受度较低，因此在某些情况下仍需要签署纸质版合同；

•  万达是一家全国性的大型集团公司，其分支机构基本涵盖了所有三四线城市。这些城市对于劳动合同的要求差异性很大。如部分地区对于劳动合同的格式有固定要求，用人单位不可以自行印刷、签署，并且必须是纸质版。这也给企业电子签的全面推广和统一管理带来了一定的挑战。

电子签应用成果

• 目前电子签已经覆盖了3万余名员工，截至年底前将覆盖全集团约6 万名员工；

• 从开始配置模板到发起签署、员工完成签署、调取至企业前端， 再到电子签文件自动返还给员工，整个流程对比原有流程，节约了近90% 的时间；

• 万达作为一家大型集团，应用电子签后，除了时间方面的效率提升，物料成本、沟通成本也得到了极大的节约，经测算一年减少上百万的管理费用。

电子签未来应用趋势

虽然目前电子签仍存在部分政府部门、部分地区认知不足的问题， 但结合近期若干政策文件及政策导向，电子签的应用未来必然会成为一种趋势。无论是政府还是企业都在逐步提升对其的接受度，也在着手解决现有的问题。