一起本不应该发生的仲裁案件—电子证据正误辨析

案情：

张小姐是某公司上海分公司负责人。2010年5月，张小姐通过电子邮件的方式向境外公司总部CEO提出辞职。考虑到张小姐已为公司服务多年，总部对张小姐进行了多番挽留，但是张小姐坚决要求离职。在此情况下，总部人事一边要求张小姐填写一份书面辞职申请，一边开始安排交接事宜，并给予张小姐带薪假期，以便其在最后工作日前可以暂时休息，不用承担进一步工作。

就在一切顺利进行之时，张小姐某位粗通法律的朋友得知此事后，连声称张小姐“亏大了”，不应该主动辞职，而应该逼迫公司与其解除劳动合同。这位朋友告诉张小姐，按照她的工资标准，至少可以获得10万元以上的补偿金。在此情况下，张小姐开始拒绝配合公司填写辞职申请。公司尽管发现张小姐的异常，但碍于新的上海地区负责人已经招聘入职，也只得在张小姐未提交书面辞职申请的情况下，于最后工作日办理了退工手续。

张小姐在收到退工单的第二日即提出仲裁申请，要求公司恢复劳动关系，并藉此提出了人民币10万元的调解方案。而公司方收到开庭通知后，委托了我们处理此案。

评析：

近年来，随着人事管理软件的普及及无纸化办公的盛行，电子邮件及系统点击逐渐替代了纸质申请表和手写签名。这一趋势在为人事管理工作带来便利的同时，也造成了潜在风险，本案即是如此。在我们承办的众多案件中，此类案件数见不鲜，且通常具有以下特点：

1.公司审批辞职申请以电子申请或电子邮件为准，纸质辞职信仅为备案性质，辞职申请往往在公司获得纸质辞职信之前已被批准；

2.员工递交辞职申请距离最后工作日存在较长的时间差，在该段期间内存在较大变数。在实践中，我们甚至遇见员工因在交接过程中与继任者产生矛盾进而拒绝承认自己曾经辞职的案例；

3.涉及员工的职位往往较高，一旦原定下家的录用出现问题再次寻找工作将花费较长时间。同时，这类员工亦可能掌握公司证照、章戳等物品，并可能藉此威胁公司。

鉴于上述特点，我们在处理此类案件时，除了建议客户今后应在收到员工电子辞职申请后的第一时间即要求其签署制式的书面辞职申请外，更多考虑的就是如何通过电子邮件等数据电文证明员工已经提出解除劳动合同的事实。

由于法律具有滞后性，我国早期包括民事诉讼法在内的一系列法律文件在起草之时并未将电子邮件作为一种证据形式罗列其中。但之后随着时代的发展，我国在合同法等一批90年代后期出台的法律文件中逐步认可了电子邮件这一崭新的证据形式，并在2000年后的一些判例中将电子邮件作为定案证据予以认可。在劳动争议中，经过公证的电子邮件通常也会被劳动仲裁委员会或法院认可。

但在司法实践中，劳动纠纷涉及的电子邮件又会存在一些对于用人单位较为不利的特点：

1.公司邮箱

通常情况下，劳动案件中员工及用人单位发送邮件所使用的邮箱均为公司邮箱，从理论上而言，用人单位对于公司邮箱均拥有绝对控制权，可以通过自行进入员工的邮箱发送任何邮件，而这一点常常会被员工在庭审时质疑，甚至有员工曾当庭声称公司自行进入其工作邮箱发送了辞职信，制作伪证。

2.Outlook

由于某些企业邮箱容量较小，无法长期保存大量邮件。因此，在配置公司邮箱的Outlook客户端时，IT人员往往会将之设置为Outlook下载电子邮件后自动从邮件服务器中删除原邮件，从而保证邮箱时刻拥有剩余容量收发电子邮件。诚然，从日常事务角度而言，这样的设置可以保证企业邮箱正常运作，无可厚非，但从法律角度来说，电子邮件自邮件服务器中删除意味着“原件”的灭失。Outlook中的邮件从严格意义而言属于电脑本地硬盘中经过二次复制的数据，可以进行任意修改，证据的真实性及可靠性将大打折扣。在实践中，即便有公证机关愿意为Outlook中的邮件进行公证，也常常会在公证书中注明“不保证邮件未经改动”之类的免责语句。

针对上述特征，我们在本案中合理设计了以下邮件公证方案：

1.尽可能地列举足够量的电子邮件。考虑到员工极有可能在庭审中声称该辞职邮件是公司自行发送的，我们在制作公证之前，完整地浏览了该员工与公司之间邮件往来的全部记录，并将包括辞职邮件、挽留邮件、交接邮件、休假邮件等数十份电子邮件均进行了公证，且邮件之间能够互相印证形成证据链，并与该名员工实际休假情况相吻合，以产生“众口铄金”的效果。

2.整个公证过程不涉及进入该员工邮箱的环节。尽管直接进入该员工的工作邮箱能够更快地找到我们所需要的电子邮件，但为了避免员工在今后的庭审中以此攻击我们能够进入她的邮箱伪造邮件，我们所有公证的邮件均取自与其不断进行邮件往来的公司其他员工的邮箱。

3.所有的公证过程均以使用公证处电脑直接登陆网络邮箱端口的方式进行。在公证准备阶段，我们向用人单位索取了邮箱登陆网址、用户名及密码，并在征得相关员工的同意后，登陆了相关邮箱，对于拟公证邮件的位置进行了充分熟悉。此后，我们在公证处的电脑上直接登陆邮箱，并将相关邮件直接打印出来，以确保被公证的电子邮件是“无污染”的原始数据。

由于我们充分完善的公证工作，在庭审后，仲裁员当即表示，一份邮件可能被伪造，但数量如此众多，且能够完整陈述整个背景事实的邮件均被伪造的可能性相当低。最终，该案在仲裁、一审及二审阶段均以用人单位胜诉而告终。

通过本篇案例的分享，我们也希望各位读者可以获得以下启示：

1.纸质文件尽管繁琐，但在发生争议时能够起到很好的证明效果。电子系统尽管方便，但在庭审过程中的证明效果非常有限.

2.人事的电子邮箱本地客户端应尽量设置为保留服务器邮件的模式。同时，当电子邮箱容量不足，需要清理邮件时，应尽量保留与员工出勤、辞职、绩效及违纪等“纠纷高发地带”有关的邮件。